11 błędów w planowaniu – jak ich unikać?

Częstym powodem, dla którego ludzie nie planują, jest strach, że plan się nie powiedzie i będzie wielkie rozczarowanie. I faktycznie taka sytuacja może być demotywująca. Możesz jednak temu zaradzić i cieszyć się z wolności, jaką daje planowanie, jeśli nauczysz się unikać poniższych błędów.

Błędy w panowaniu

1. Zbyt dużo i w za krótkim czasie.

Zacznę od tego błędu, ponieważ wydaje mi się najbardziej powszechny. Często, kiedy podejmujemy decyzję, że zaczynamy planować, robimy to w fazie wielkiego optymizmu. Wrzucamy wszystko, co się da do planera, kalendarza lub aplikacji do planowania.

Jeśli dotychczas nie planowałaś, trudno jest ci określić, ile jesteś w stanie zrobić w ciągu np. tygodnia, miesiąca. I kiedy masz już zapisany cały kalendarz i z powodu przeładowania zadaniami nie jesteś w stanie ich wszystkich wykonać, możesz pomyśleć, że to całe planowanie jest do… bani. Jedyne co zyskałaś to frustracja i poczucie winy, że plan się zawalił.

Prawda jest taka, że przeceniamy to, ile jesteśmy w stanie osiągnąć w krótkim czasie i zupełnie nie nie doceniamy tego, co możemy osiągnąć w dłuższej perspektywie. Zazwyczaj chcemy widzieć efekty swojej pracy bardzo szybko, a niestety często wymaga to pracy krok po kroku. Morał z tego taki — planuj realistycznie.

2. Nie uwzględniasz swojej sytuacji życiowej.

Bardzo często zabieramy się za planowanie, zupełnie nie biorąc pod uwagę swojej sytuacji. Pamiętaj, że aby plan miał sens, musi współgrać z życiem, jakie prowadzisz. Weź pod uwagę swoją sytuację rodzinną i zawodową. Układaj plan tak, aby z nimi współgrał. Świat się nie zatrzyma i nie dostosuje tylko dlatego, że ty postanowiłaś zacząć planować.

Uwzględnij w swoich planach również innych członków rodziny. Może to być bardzo przydatne, ponieważ podczas wspólnego planowania można zastanowić się nad podziałem obowiązków.

3. Nie zapisujesz.

Ja uwielbiam zapisywać. Wszystko, co się da. Tak też jest z planami. Robię to nie tylko dla przyjemności, ale przede wszystkim dlatego, że najnormalniej w świecie nie jestem w stanie wszystkiego zapamiętać.

Kolejna korzyść to to, że wyrzucając zadania z naszej głowy, pozbywamy się tzw. otwartych pętli, czyli niezakończonych spraw. Dzięki temu uwalniamy nasz mózg od nadmiaru myśli. Jeśli zapisujesz swoje plany, masz też nad nimi większą kontrolę.

Jeśli używasz kalendarza lub aplikacji do planowania, możesz zobaczyć cały plan z lotu ptaka. Łatwiej jest wtedy ocenić, czy plan jest realistyczny. W głowie nie da się tego w ten sposób zobaczyć. Nie bez znaczenia jest też fakt, że jeśli coś zapiszemy, zwiększamy wielokrotnie szansę na faktyczne wykonanie tego.

4. Nie zostawiasz buforów czasowych.

Ten błąd bardzo często popełniamy na początku, kiedy zaczynamy swoją przygodę z planowaniem. Upychamy wszystko do kalendarza i wypełniamy go co do minuty. Nie bierzemy pod uwagę żadnych nieprzewidzianych okoliczności.

Według technik zarządzania czasem powinniśmy zostawiać sobie bufory czasowe, nawet do 40%. Czyli jeśli planujesz, że zadanie zajmie ci godzinę, dołóż do tego w swoim planie jeszcze ze 20 minut. Tak na wszelki wypadek. Większe bufory powinnaś zostawiać, jeśli jest to jakieś nowe zadanie i nie jesteś pewna, ile czasu może zająć. Jeśli znasz doskonale zadanie, możesz zostawić mniejszy bufor.

5. Brak priorytetów — wszystko tak samo ważne.

Często planując, nie bierzemy pod uwagę hierarchii ważności zadań. Wszystkie wydają się tak samo ważne i jeśli jest ich dużo mamy problem z wyborem tych, za które się zabrać w pierwszej kolejności.

Jak wiesz, zadania mogą być pilne i ważne. Zazwyczaj te pilne wcale nie są ważne, ale jest ich znacznie więcej. Jeśli nauczysz się planować, zauważysz, jak te proporcje się zmieniają. Jeśli w odpowiednim czasie zajmiesz się zadaniami ważnym, nie wskoczą one do tych pilnych.

Kryterium oceniającym czy zadanie jest pilne, czy ważne mogą być konsekwencje, jakie poniesiesz, jeśli go nie wykonasz. Mnie w ocenie czy dane zdanie jest priorytetowe, pomaga pytanie: czy to zadanie przybliża mnie do mojego celu?

6. Nierealne cele.

Kolejny błąd, trochę połączony z pierwszym, to wyznaczanie sobie nierealnych celów. Kiedy cel jest dla nas na ten moment nieosiągalny lub zaplanowałyśmy na osiągnięcie go zbyt mało czasu, nawet najlepszy plan nic nie da. Znowu kłania się planowanie realistyczne.

Przyjrzyj się swojemu celowi jeszcze raz, oceń go i zaplanuj ponownie. Pomocne może być właśnie spojrzenie na cały plan z lotu ptaka. Jeśli na przykład zaplanowałeś, że zrobisz jakiś kurs. Ma on np. 10 modułów, każdy moduł to jakieś 2-3 godziny, a ty jesteś pracującą na pełny etat mamą 3 dzieci, nie ma możliwości, abyś ukończyła go w tydzień. Możesz sobie zaplanować, że spędzisz nad nim 3 godziny każdego wieczora po położeniu dzieci spać. Papier przyjmie wszystko. Tylko tak realnie, czy dasz radę fizycznie? No, chyba że jesteś cyborgiem.

7. Czekasz na motywację.

Załóżmy, że znasz doskonale metody zarządzania czasem, wiesz jak planować, spędziłaś wiele godzin na przygotowaniu doskonałego planu i …

I tak cię to wykończyło, że zupełnie nie masz motywacji, aby się zabrać za realizację. Musisz wiedzieć, że to nie jest tak, że działanie przychodzi, wtedy kiedy jest motywacja.

Jest dokładnie odwrotnie. Kiedy zaczynasz działać i robisz małe postępy, wtedy właśnie pojawia się motywacja. Motywacja to uczucie, które niestety nie trwa wiecznie. Im szybciej się z tym pogodzisz, tym szybciej zaczniesz realizować swoje plany.

W takim razie co w zamian? Samodyscyplina i nawyki. Nie znam ludzi, którzy są cały czas zmotywowani. Znam jednak ludzi osiągających sukcesy, którzy działają mimo braku motywacji.

8. Nie znasz siebie.

Ale o co chodzi? Jak to nie znam siebie? Mam na myśli to, że nie uwzględniasz w swoich planach tego, jaki rozkłada się twoja energia w ciągu dnia. Każdy z nas żyje według tzw. krzywej efektywności, co oznacza, że w ciągu dnia mamy spadki i zwyżki energii. I jeśli nie wiesz, jak to wygląda u ciebie, możesz zaplanować dużo zadań akurat wtedy, kiedy masz największy spadek energii. A to spowoduje, że zadania mogą nie zostać wykonane. Jak poznać swoją krzywą dobową? Obserwując siebie przez kilka dni.

9. Nie dzielisz na zadania a na projekty.

No i tutaj doszłyśmy do kolejnego dużego błędu. Trzeba nauczyć się rozróżniać zadania od projektów. Spróbuję to wytłumaczyć w ten sposób: kiedy masz jakiś cel, aby do niego dojść, musisz po drodze wykonać różne projekty. A te projekty dzielą się na zadania lub nawet podzadania. I dopiero te zadania powinny się znaleźć w naszym planerze lub kalendarzu.

Czyli zadanie to jakaś jedna czynność. Załóżmy, że twoim celem jest wyjazd na wakacje. Jednym z projektów może być zakwaterowanie. I teraz ten projekt rozkładamy na zadania: znaleźć hotele w danej miejscowości, wybrać 3 z nich, sprawdzić ceny, sprawdzić rekomendacje, przedyskutować z rodziną, zarezerwować wybrany hotel, zrobić przelew.

Jak widzisz, z jednego projektu wyrosło kilka zadań. To akurat jest prosty przykład, ale jeśli projekt jest bardziej skomplikowany lub rozbudowany, będzie tego znacznie więcej.

I jeśli wrzucisz sobie taki projekt do kalendarza, nie dasz rady się z nim uporać od razu, będziesz musiała przerzucić go na następny dzień, albo nawet tydzień. I znowu będziesz myślała, że planowanie nie działa, bo ciągle przepisujesz zadania.

10. Nie sprawdzasz realizacji, nie robisz podsumowań.

Bywa też tak, że robimy sobie piękny plan, na przykład na początku roku, miesiąca, a potem do niego nie zaglądamy. Nie sprawdzamy, na jakim etapie realizacji jesteśmy. Pisałam wcześniej, że ważne jest, aby plan zapisać, ale na nic się to zda, jeśli nie będziesz do niego zaglądać. Możemy najnormalniej w świecie zapomnieć, co było w tym planie i nie wiemy, jak nam idzie.

Aby mieć pewność, że wszystko idzie w dobrym kierunku, należy co jakiś czas robić podsumowanie i przegląd zrealizowanych zadań.

11. Używasz za dużo narzędzi.

Żyjemy w takich czasach, że mamy dostęp do przeróżnych narzędzi i gadżetów do planowania. I wbrew pozorom ten duży wybór może być zgubny, ponieważ chciałybyśmy mieć je wszystkie. Są takie piękne.

Jeśli używasz zbyt wielu narzędzi, łatwo się pogubić i przeoczyć pewne zadania. Ja używam kalendarza ściennego z widokiem na cały rok, planera do rozpisywania celów na projekty i zadania oraz kalendarza książkowego do wpisywania tych zadań na dany dzień, o czym pisałam już w artykule o planowaniu. Wybierz coś dla siebie i trzymaj się tego.

Trenuj, trenuj, trenuj.

Teraz kiedy już wiesz, jakie mogą być błędy popełniane na etapie planowania, odpowiedz sobie szczerze, czy to z planowaniem jest coś nie tak, czy to my same sabotujemy nasze plany?

Wszystkie te błędy wynikają z niewiedzy. A jeśli już wiesz, jakie one są, łatwo możesz je wyeliminować.
Najważniejsze jest to, że planowanie to umiejętność i można ją wyćwiczyć. Najłatwiej to zrobić zaczynając od planowania małych rzeczy i w miarę nabierania wprawy podnoszenia sobie poprzeczki.

Jeśli chcesz być mistrzynią planowania, wyeliminuj powyższe błędy, a zobaczysz, jak dobre planowanie może poprawić jakość życia i samopoczucie. Zacznij od małych rzeczy i w miarę nabierania wprawy, przechodź do większych projektów.

Poczucie panowania nad sytuacją i sprawczości — bezcenne 🙂