Jak planować, żeby nie zwariować?

Z czym kojarzy ci się planowanie? Mnie z wolnością, spokojem, poczuciem bezpieczeństwa, przestrzenią na kreatywność. Jak również z większą ilością wolnego czasu, poczuciem sensu, sprawczością i kontrolą sytuacji.

Po co w ogóle planować

Możesz zadać pytanie: czy wszyscy i wszystko muszą planować? Oczywiście, że nie. Ja planuję, bo dzięki temu wiem, że panuję nad swoim życiem i daje mi to ogromny komfort psychiczny. Jednak wiem, że jest wiele osób, które tego nie potrzebują (np. mój mąż 🙂 – może dlatego, że ja to robię za niego :)).

Planowanie to temat bardzo szeroki. Możemy planować wakacje, imprezy rodzinne, jakieś zawodowe projekty, zakupy, swoje cele zawodowe lub prywatne, pisanie pracy magisterskiej, dietę, budowanie biznesu, budżet domowy, posiłki i jeszcze mnóstwo innych spraw. Zupełnie inaczej planuje się pracę na etacie, inaczej kiedy prowadzi się biznes, a jeszcze inaczej kiedy zajmuje się domem. W każdej z tych sytuacji będziemy mieć inne zadania i używać innych metod.

Ja w tej chwili pracuję na etacie, dodatkowo uczę w weekendy w polskiej szkole, jestem mamą, żoną i od kilku miesięcy prowadzę bloga, który z czasem ma się przerodzić w biznes.

Dodatkowym wyzwaniem jest to, że mieszkamy w UK, ale planujemy powrót do Polski, więc nadal utrzymujemy tam mieszkanie i co jakiś czas musimy załatwiać jakieś sprawy. Jak widzisz całkiem sporo i bez planowania byłoby trudno wszystko pospinać.

Jak wygląda moje planowanie

Pomimo iż naprawdę jestem ogromną zwolenniczką planowania, nie robię tego w każdej dziedzinie. Bo według mnie planowanie nie może być celem samym w sobie. Ma czemuś służyć. Mnie służy temu, aby nie zboczyć z drogi do celu i ogarniać codzienność bez zbędnego stresu.

A więc jak widzisz, cel jest tutaj nadrzędny. I aby planowanie miało sens, trzeba mieć swój cel.

Jak zaczynam planować?

Pod koniec roku kupujemy kalendarz z widokiem na cały rok. Widok całego roku z tzw. lotu ptaka znacznie ułatwia mi planowanie. W pierwszej kolejności wpisuję do niego wolne w szkole naszej córki (w UK jest tego znacznie więcej niż w Polsce), urodziny ważnych dla nas osób, uroczystości rodzinne, urlopy, jeśli już jesteśmy w stanie je zaplanować. Potem dorzucam do tego wszelkie ubezpieczenia na auta, mieszkania, zdrowotne, odnowienia umów, opłaty podatków itp. stałe terminy. Dzięki temu nie zaplanujemy np. urlopu w terminie, kiedy mamy jakąś imprezę rodzinną. Łatwiej również zapanować nad finansami, kiedy widzę w całości rok z naniesionymi większymi wydatkami.

Kolejnym krokiem jest określenie celów krótko i długoterminowych i umieszczenie ich terminów wykonania na tym dużym kalendarzu.

Uzupełnianie kalendarza

Kiedy już mam określone te cele (bo przecież zrobiłam to pod koniec roku), zaczynam je rozpisywać na projekty, a te na zadania. I oczywiste jest, że nie planuję w styczniu urlopu, który będzie w lipcu, ale umieszczam go w kalendarzu bliżej wyjazdu jako hasło, co oznacza, że wtedy powinnam już zająć się pewnymi sprawami organizacyjnymi.

Kiedy mam już wcześniej określone cele i są one już podzielone na zadania, zaczynam je umieszczać w kalendarzu. Dokładnie planuję na tydzień lub 2 do przodu. Mniej szczegółowo planuję miesiąc i cały kwartał. Tak jest mi łatwiej przewidywać kolejne zadania, ponieważ często wynikają jedne z drugich.

Jeśli chodzi o planowanie kolejnego tygodnia, to zazwyczaj robię to w piątek, aby uwolnić głowę na weekend. Zapisanie planu powoduje, że przestaje się myśleć o zadaniach. Oczywiście każdego dnia uzupełniam kalendarz w miarę pojawiających się nowych rzeczy do zrobienia.

W skrócie tak wygląda moje planowanie i ogarnianie rzeczywistości.

Jak planować, aby uniknąć błędów?

Wiem, że niektórzy boją się planować, bo obawiają się, że plan się nie uda i bardzo ich to rozczaruje. Mnie też nie wszystko zawsze wychodzi, nie wszystko się udaje, nie wszystko się spina. Jednak dzięki temu, że planuję, jestem w stanie na bieżąco te plany modyfikować. I oczywiście na początku tych potknięć miałam całkiem sporo. Jednak z czasem nabrałam wprawy, ponieważ umiejętność planowania to nie jest coś, z czym się rodzisz. To jest coś, czego możesz się nauczyć. A nauczyć można się tylko wtedy, kiedy się praktykuje.

Planowanie zbyt optymistyczne

Przede wszystkim czasami za dużo chcemy osiągnąć w zbyt krótkim czasie. Przeceniamy swoje możliwości lub nie bierzemy pod uwagę okoliczności, w których żyjemy, np. tego, że mamy małe dzieci albo musimy się opiekować rodzicami, lub dojazdy do pracy zabierają nam mnóstwo czasu itp.

Często, też nie mamy świadomości tego, jak dużo czasu zajmują poszczególne zadania i wrzucamy sobie zbyt wiele na jeden dzień lub tydzień.

Projekt to nie zadanie

Kolejny błąd, który popełniamy, to mylimy zadania z projektami. W moim przypadku było to pisanie artykułu na bloga. Wrzucałam sobie np. jako zadanie do kalendarza: napisać artykuł i okazywało się, że nie mogłam tego zadania dokończyć w danym dniu.

Usiadłam więc i zastanowiłam się, co z tym zadaniem jest nie tak, że nie jestem w stanie go skończyć w wyznaczonym czasie. Odpowiedź była taka, że napisanie artykułu składa się z 10 mniejszych zadań, np. zebrać materiały, wymyślić tytuł, przygotować szkic, napisać tekst, poprawić tekst, sprawdzić pisownię, znaleźć zdjęcie, wrzucić na stronę, podzielić na akapity i dopisać podtytuły, ustawić publikację. Dodatkowo jest kolejnych 9, jeśli chcę również wysłać Newsletter i przygotować posty na social media. I takim sposobem na liście zadań mam 19 zamiast 2 czy 3.

Zrozumienie tego pozwoliło mi inaczej planować i teraz nie mam problemu, że mi się coś wysypie. I mogłabym się w tym momencie poddać i powiedzieć, że planowanie jest do… bani i wyrzucić kalendarz. Jednak wiedziała, że to nie planowanie jest nieskuteczne samo w sobie, tylko to ja gdzieś popełniłam błąd.

Planuj z buforami czasowymi

Kolejnym dużym błędem, jeśli nie mamy wprawy, jest ignorowanie nieprzewidzianych okoliczności. Zawsze, ale to zawsze zostawiaj sobie bufory czasowe. Mówi się, że powinno to być nawet 40% czasu, jaki planujesz. Dzięki temu, jeśli coś się wydarzy, masz nadal czas na nadrobienie, a jeśli nie, zyskujesz czas dla siebie.

W czym planować?

Planować można w harmonogramach, czyli wpisywać konkretne zadanie na konkretną godzinę lub robiąc listy zadań. Mnie zdecydowanie bardziej odpowiada opcja z listą.

Czasami nawet jest tak, że wpisuję sobie w kalendarzu wszystkie zadania na dany tydzień i nie dzielę ich na poszczególne dni. A potem wybieram do zrobienia te rzeczy, na które akurat mam energię lub ochotę. Dzięki czemu wszystko jest zrobione, a ja nie czuję się przymuszona do wykonywania zadań, kiedy nie mam na nie ochoty. Nic się przecież nie stanie, jeśli pranie zrobię w czwartek, a nie w środę. Prawda?

A jeśli wszystkie zadania z listy zrobię do połowy tygodnia, to mam więcej wolnego :), czyli mimo iż mam plan nadal jest on bardzo elastyczny.

Harmonogram wydaje mi się lepszym rozwiązaniem dla osób, które mają tendencje do odkładania. Jeśli zdanie jest wpisane tylko na listę danego dnia, bez konkretnej godziny, możesz mieć tendencję do odwlekania go w czasie.

Moje narzędzia do planowania

Ja używam kalendarza ściennego do planowania całego roku, kalendarza książkowego do planowania kwartalnego i tygodniowego, map myśli do planowania wydarzeń (potem przenoszę zadania z mapy do kalendarza). Jeśli chodzi o narzędzia elektroniczne, to jest to oczywiście kalendarz Google i aplikacja Trello, która pomaga mi w planowaniu postów na bloga i do mediów społecznościowych.

Ostatnio bardzo modne jest planowanie w planerach lub bullet journalach. Bardzo podobają mi się te narzędzia, ale dla mnie są zbyt pracochłonne.

Korzyści z planowania

Podsumowując, co jeszcze daje mi planowanie:

• potrafię wybrać rzeczy ważne i na nich się skupiać;

• nauczyłam się delegować zadania-

• potrafię asertywnie odmawiać, kiedy nie mam czasu na coś;

• zdecydowanie mniej odwlekam, bo zapisane zadanie ma dla mnie większą moc niż takie tylko w pamięci;

• jestem mniej zestresowana, ponieważ rzadko jakieś pilne i ważne zadanie pojawia się znienacka.

To tylko niektóre korzyści, które widzę. A ty widzisz już jakieś dla siebie?

I na koniec jedna bardzo ważna rzecz. Pamiętaj, że żaden, nawet najlepszy plan nie zrobi się sam. Realizacja należy do ciebie 🙂